Article2-Puncharat Boonkong

on June 12, 2024

เลขานุการในทัศนะของผู้บริหาร

โดย บุบผา โรจนเลิศ สาขาวิชาการเลขานุการ วิทยาลัยเทคนิคราชบุรี

1706681284756 2ee18ca2 6140 4217 8018 cf3148d4d864

เลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่ช่วยเหลือให้การสนับสนุนผู้บริหาร จึงต้องมีบุคลิกลักษณะที่ดีและเหมาะสม คือ เป็นผู้มีความคล่องแคล่ว มีระบบระเบียบ ตื่นตัว รู้รอบและแม่นยำ เชื่อถือและไว้วางใจได้ในทุกเรื่อง สิ่งที่สาคัญคือ รักและชอบงานสำนักงาน

งานธุรการ และงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงและโดยอ้อม นอกจากนี้ ต้องเป็นคนที่ให้เกียรติและนับถือผู้บริหารที่เป็นเจ้านายของ

ตนเองเลขานุการต้องทำงานอย่างใกล้ชิดผู้บริหาร ต้องรู้และเข้าใจทุกสิ่งทุกอย่างที่ผู้บริหารควรรู้และควรเข้าใจ สามารถพลิกแพลงผูกผันและจัดการงานให้ราบรื่นสอดคล้องกับความต้องการและความจาเป็นของงานและของผู้บริหาร ต้องประสานงานกับบุคคลต่าง ๆ รอบทิศทางทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างนุ่มนวลและแนบเนียน อริญญา เถลิงศรี กรรมการผู้จัดการ APM Group ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาด้านการบริหารองค์กร กล่าวถึงบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ ว่าเริ่มเปลี่ยนแปลงและมีบทบาทมากขึ้นเมื่อประมาณ 12-13 ปีที่ผ่านมา โดยเฉพาะประเทศในแถบยุโรปและอเมริกา จนเมื่อ 2-3 ปีที่ผ่านมานี้สืบเนื่องจากโลกเกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว บทบาทของเลขานุการจากการเป็นผู้คอยช่วยเหลือหรือผู้คอยสนับสนุนผู้บริหารฝ่ายเดียว กลับกลายเป็นส่วนหนึ่งของทีมบริหารที่มีส่วนสร้างผลงานให้กับทีมอย่างมาก ดังนั้น เลขานุการจึงต้องเป็นผู้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โลกของเลขานุการใน
วันนี้จึงเป็นบุคคลที่มุ่งทำงานในวงกว้างเพื่อองค์กร ซึ่งคล้ายกับที่ผู้บริหารทำ แทนที่จะให้บริการเฉพาะ ผู้บริหารในลักษณะหนึ่งต่อหนึ่งเท่านั้น เลขานุการ มิใช่มีหน้าที่เพียงทำตามผู้บริหารสั่งเพียงอย่างเดียว ในทางปฏิบัติ เลขานุการคือผู้ช่วยนักบริหาร จึงต้องมีความชำนาญและรอบรู้ในสายงาน มีความสามารถที่จะรับผิดชอบโดยไม่ต้องมีการบังคับบัญชาหรือสั่งงานโดยตรง สามารถแสดงความสามารถในการคิดริเริ่ม รู้จักใช้ดุลยพินิจพิจารณาและตัดสินใจได้ภายในขอบเขตแห่งอำนาจตน เลขานุการควรมาถึงที่ทำงานก่อน และกลับทีหลังผู้บริหาร ทั้งนี้เพื่อดูแลความเรียบร้อยในห้องทางานและบนโต๊ะทางานของผู้บริหาร ตรวจดูเอกสารต่าง ๆ ที่ค้างมาจากวันก่อน รวมทั้งภารกิจที่จะต้องปฏิบัติประจำวันของผู้บริหาร เพื่อจะได้จัดเตรียมไว้ให้เรียบร้อยเมื่อผู้บริหารมาถึงจะได้ปฏิบัติงานได้ทันทีและครบถ้วน นอกจากงานประจำแล้ว เลขานุการยังมีหน้าที่พิเศษที่ควรจะทาหรือที่ได้รับมอบหมายให้ทำเป็นครั้งเป็นคราว ตามสภาพแวดล้อมในที่ทำงานและตามตาแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารอีกด้วย ขอบเขตการทำงานของเลขานุการขึ้นอยู่กับตาแหน่งของผู้บริหาร และนโยบายขององค์กรตลอดจนตัวผู้บริหารเองหากผู้บริหารเห็นความสาคัญ ความสามารถ เข้าใจและไว้วางใจมอบหมายความรับผิดชอบให้เลขานุการแล้ว เลขานุการก็จะมีอำนาจในการทำงานและการตัดสินใจมากขึ้น สามารถ

ทำงานได้ด้วยความสบายใจ มีโอกาสแสดงความสามารถ ทาให้การท างานสะดวก รวดเร็ว งานก็จะประสบความสาเร็จ มีประสิทธิผลในที่สุด ดังนั้น เลขานุการที่ดีมีส่วนช่วยให้ผู้บริหารเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้เกิดประสิทธิผลเพิ่มขึ้น ในทางตรงกันข้าม

หากผู้บริหารใดได้เลขานุการที่ไม่มีสมรรถภาพ ก็จะส่งผลให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการบริหารงานลดหย่อนไปได้ด้วยเช่นกัน

เลขานุการที่ดีในทัศนะของผู้บริหารต้องมีคุณสมบัติ ดังนี้
1. เชี่ยวชาญงานหลัก หมายถึง มีความสามารถงานพื้นฐานทั่วไปที่จาเป็นสาหรับเลขานุการ เช่น พิมพ์ดีด การร่างเอกสาร

การจดบันทึก การใช้โทรศัพท์ และทักษะทางคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
2. รู้จักกลั่นกรอง หมายถึง ต้องสามารถกลั่นกรองผู้มาติดต่อเรื่องต่าง ๆ เพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจได้
3. ตอบสนองฉับไว หมายถึง เวลาสั่งงานใด ๆ เลขานุการควรสามารถดาเนินการได้ทันที
4. รู้ใจผู้บริหาร หมายถึง ต้องรู้ใจผู้บริหาร เพราะจะได้ทางานให้ถูกใจ
5. เสนองานเป็นลำดับ หมายถึง เลขานุการควรสามารถจัดลาดับความสาคัญของงานให้ผู้บริหารได้ เพื่อให้งานสาเร็จทันตามกำหนด
6. รับผิดชอบเป็นหลัก หมายถึง เมื่อผู้บริหารมอบหมายงานให้แล้ว จะต้องมีความรับผิดชอบทางานนั้นให้สำเร็จ

เรียบร้อยตามกำหนดเวลา และหรือติดตามงานให้ได้ตามกำหนด
7. รอบคอบสอบทาน หมายถึง งานที่จะผ่านเข้ายังโต๊ะผู้บริหาร หรือจะปล่อยออกไปจะต้องมีการพิจารณาตรวจสอบทานให้ถูกต้อก่อนเสมอ งานเลขานุการ เป็นงานที่ท้าทายความสามารถ นอกจากเป็นผู้ที่เปรียบเสมือนมือขวาของเจ้านาย และผู้ที่ทาหน้าที่ช่วยเหลือให้การสนับสนุนผู้บริหารแล้ว เลขานุการควรมีทักษะและผลงานที่เป็นเลิศ ผู้บริหารจึงจาเป็นต้องมีเลขานุการที่มีความรู้ความสามารถอย่างแท้จริง เปรียบได้ว่า งานเลขานุการเป็นหัวใจหลักที่ช่วยสร้างความสาเร็จให้กับผู้บริหารได้อย่างมาก บางคนอาจเข้าใจว่างานเลขานุการมีเพียงการติดต่อประสานงาน การต้อนรับและการนัดหมาย การพิมพ์งานการจัดเอกสาร
แท้จริงแล้วงานของเลขานุการมีมากกว่านั้น หากเลขานุการมีความเข้าใจในบทบาทหน้าที่ และมีความรู้ความสามารถที่จะปฏิบัติงานเลขานุการได้อย่างแท้จริง ย่อมส่งผลให้งานเลขานุการเป็นไปอย่างสมบูรณ์ มีประสิทธิผลและสนับสนุนการทางานให้กับผู้บริหารได้มากขึ้น
…………………………………………………………………………………………….