สำหรับผู้ปฏิบัติงานด้านงานประชุม เช่น ผู้ช่วยเลขานุการ หรือเลขานุการ ซึ่งเป็นผู้จัดเตรียมงานประชุม นั้น มีหน้าที่ในการจัดทำหนังสือเชิญประชุม จัดทำระเบียบวาระและเอกสารประกอบการประชุม การเตรียมห้องประชุม การจดบันทึก การจัดทำสรุปมติ การจัดทำรายงานการประชุม และการติดตามผลการดำเนินงานตามมติที่ประชุม เป็นต้น สิ่งต่างๆ เหล่านี้ หากมีการเตรียมการที่ดีจะทำให้งานประชุมเกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เราลองมาดูกันว่า แต่ละขั้นตอนควรเตรียมการอย่างไร

การเชิญคณะกรรมการเข้าร่วมประชุม  ผู้จัดควรมีการวางแผนในการจัดส่งจดหมายหรือหนังสือเชิญประชุมให้กับคณะกรรมการหรือผู้เข้าร่วมก่อนล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน เพื่อเตรียมตัวในการเข้าร่วมการประชุม หรือหากติดภารกิจอาจมอบหมายให้ผู้อื่นเข้าร่วมแทนได้ทัน

การจัดทำระเบียบวาระการประชุม เป็นการจัดลำดับรายการที่กำหนดไว้เสนอที่ประชุม ทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทราบขอบเขตของการประชุมในครั้งนั้น สำหรับระเบียบวาระพิจารณาผู้จัดทำระเบียบวาระการประชุมควรมีศึกษาความเป็นมา โดยระะบุที่มา หรือสรุปสาระสำคัญของระเบียบวาระแนบในส่วนของเอกสารประกอบวาระ นั้นเพื่อผู้เข้าร่วมการประชุมได้ศึกษาข้อมูลเบื้องต้น ทำให้การพิจารณาในระเบียบวาระนั้นใช้เวลาลดลง กรณีเอกสารประกอบในระเบียบวาระค่อนข้างมาก ควรแยกออกเป็นเอกสารนอกเล่ม

ในการเตรียมห้องประชุม ผู้จัดต้องจัดเตรียมใบลงชื่อในการเข้าร่วม โต๊ะที่นั่งให้เพียงพอกับจำนวนคณะกรรมการ ป้ายชื่อกรรมการ พร้อมทดสอบเครื่องเสียง ไมโครโฟน คอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์ และจอโปรเจคเตอร์สำหรับใช้ในการนำเสนอ ภายในห้องประชุม  กรณีการประชุมมีทั้งทั้ง Online และ Onsite ผู้จัดจะต้องทำการทดสอบการแสดงผล และเสียงจากทางออนไลน์ว่าได้ยินชัดเจน เพื่อใม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในระหว่างการประชุม

การจดบันทึการประชุมอย่างไรให้ไม่ผิดพลาด โดยผู้จดบันทึกจะต้องมีการจดที่มาของระเบียบวาระนั้น ชื่อผู้พูดหรือนำเสนอ สรุปมติ รายละเอียดที่สำคัญ และสรุปผลการประชุม เป็นต้น โดยอาจนำเครื่องบันทึกเสียงมาบันทึกร่วมด้วย เพื่อนำไปฟังย้อนหลังอีกครั้ง เพียงเท่านี้ก็จะได้ข้อมูลที่ครบถ้วน ไม่พลาดอีกต่อไป

เป็นการสรุปมติ หรือข้อสรุปของที่ประชุมซึ่งเป็นการสรุปโดยย่อ หลังการประชุมเสร็จ เพื่อส่งให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ปฏิบัติตามมติที่ประชุมได้อย่างถูกต้อง 

เป็นการบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม  ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน  เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องนำไปปฏิบัติตามข้อตกลงของที่ประชุม  รายงานการประชุมอาจมีรูปแบบแตกต่างกันตามที่หน่วยงานเห็นว่าเหมาะสม แต่โดยทั่วไปจะใช้รูปแบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 25626 ข้อ 25